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退職は人生を左右する重大な決断ですから、その意思の伝え方も間違いたくはないですよね。
そこでこの記事では、会社への退職の意の正しい伝え方をご説明していきます。
どうすれば上手く円満退職することができるのか悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。
退職を伝えるタイミングや伝え方はもちろん、引き留めにあった時にどうすれば良いかについても詳しく解説しています。
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記事の目次
退職を伝える前に考えておくべきこと
ここでは、退職を伝える前に何を考えておくべきかについてご説明していきます。
何も考えずに退職を伝えようとしてはいけません。事前に準備をしておくことが大事です。
1. 引き留められた時の対処法
退職を伝えれば、高確率で引き留められることを考えておかなければなりません。
その時になってしどろもどろになってしまうと、この人は引き留められると思われてしまい、強引に引き留められてしまうことも考えられます。
そのため、きっぱりと断ることができるように引き留められた時の対処法を考えておきましょう。
「自分はこういう理由があるから会社を辞めます」とはっきり言いきってしまいましょう。
もちろんぶっきらぼうに言い捨てるような言い方ではなく、残りの期間に気持ちよく働けるように考慮が必要です。
しかし、あまり弱気になっていると付け込まれてしまうということだけは覚えておきましょう。
2. 退職の理由
ふさわしい退職の理由を用意しておくことも大切です。
もちろん実際の理由がそのまま話せれば、それが最も望ましいでしょう。
しかし、それが叶わないこともあり得ます。
退職の理由はなるべく個人的なものではない方が良いです。
会社での人間関係に疲れてしまった、残業が多いなどの理由は伝えないことをおすすめします。
そういったことを理由にしてしまうと、社内で改善できるため強く引き留められてしまいます。
退職の理由は引き留めにくい理由を考えておきましょう。
この記事の後半では、おすすめの退職理由もご紹介します。先に読みたい方はこちら。
そして、ポジティブな理由が良いでしょう。会社に残る同僚のために改善したい気持ちがある場合にはネガティブなことも伝えたくなりますが、おすすめできません。
どんなに会社のことを思っていても、退職者の意見を聞き入れてくれることは多くあり、退職までの期間に会社にいづらくなるだけです。
3. 転職先を聞かれた時の答え方
「転職先は決まっているのか？」と聞かれることも想定しておきましょう。この場合、正直に答える必要はありません。
転職先について詳細に答える必要はありませんが、「決まっている」と伝えることで引き留められないようにすることもできます。
転職先について詳しく追及されるようなら、具体的な企業名などは答えず、業界などを伝えるに留めておきましょう。
退職を伝えるタイミング
ここでは、退職を伝える最適なタイミングについてご説明します。
退職を伝えるタイミングは非常に重要です。
タイミングを失敗してしまうと、印象が悪くなり円満退職が難しくなってしまいます。
1. 繁忙期は避ける
繁忙期には上司は多忙を極めており、落ち着いて話を聞く体勢をとってくれないことがあります。
話しかけても上手く時間がとれないこともありますし、後にしてほしいと取り合ってもらえないことさえ考えられるでしょう。
最悪の場合、用事があるならこの場で言ってほしいと言われてしまうこともあります。
退職を伝える上で周囲に人がいる状態は絶対に避けたいシチュエーションですから、どれほど急いでいてもそこはきちんと断りましょう。
このように、繁忙期だと上司としっかりと話し合うことができないため、できるだけ避けましょう。
2. できれば業務時間内に話す
退職を伝えるのは、業務時間内が望ましいです。
退勤時間の1時間前くらいが最適です。
朝は、話が長引いた場合に業務に支障をきたす可能性が生まれてしまいますし、何よりその日のモチベーションを下げかねません。
夕方、退勤時間の線引きがあるタイミングで伝えることで必要以上に話が長くなることを避けられます。
30分では伝えきれない場合もありますので、1時間程度の余裕はみておきましょう。
上司と徹底的に話せれば、深く納得してもらえることにも繋がるので、遺恨を残さずに済みます。
3. 飲みの席で退職の話をしない
飲みの席で退職を伝えることは避けた方が良いでしょう。
今なら言いやすいから言ってしまいたい、という気持ちは十分わかりますが、飲みの席での話は真剣に取り合ってもらえない可能性が非常に高いです。
それどころか、上司が酔っていたら次の日に覚えていないことも。また、飲みの席での話は、正式な話とは受け止められません。
こちらが真剣に話していても、「退職したいのかな」と相談に乗っているくらいの気持ちでしか聞いてもらえないでしょう。
4. 上司のスケジュールに合わせる
上司のスケジュールに合わせて話を切り出すことも重要です。
上司が会議などで忙しくしている時にアポを取ろうとしても、今は無理だと言われてしまうでしょう。
なるべく上司のスケジュールを把握するように試みて、空いている時間を狙いましょう。
忙しい時に長話をされても、上司としては落ち着かずしっかり話を聞くことができません。
こちらとしてもそれは望まないシチュエーションですので、上司に余裕があるタイミングを見計らうことは非常に重要だと言えるでしょう。
5. 退職日の1～3ヶ月前
退職を伝える時は、少なくとも退職日の1～3ヶ月前までには伝えるようにしましょう。
会社側としても都合がありますし、引き継ぎなど準備も必要です。
今日明日で退職できることはほとんどありません。
もちろん退職を伝えてから退職日まで働く間が気まずいと感じる人も多いと思いますが、我慢するしかありません。
円満退職して、次の会社でもすっきりと働けるよう、引継ぎなど必要な業務はしっかり終えてから退職しましょう。
退職の伝え方
ここでは、どのように退職を伝えるべきなのかについて詳しく解説します。
順序立ててご説明していきますので、伝える際の参考にしてください。
1. 上司にアポをとる
まずは上司にアポをとりましょう。
最初に退職について伝える相手は、原則直属の上司が良いでしょう。
直属の上司を飛び越えてしまうと、面子を潰すことになってしまい、反感を買ってしまいます。
円満退職を目指すためにも、まずは直属の上司にアポをとりましょう。
上司にアポをとる時には、「少しお時間よろしいでしょうか」「今後のことでお話があるのですが」といった言葉をかけ、別室に移動してもらいましょう。
メールよりも直接顔を見て伝えた方が望ましいです。メールでは見てもらえるタイミングがわかりにくいというデメリットがあります。
退職理由が上司である場合など特別な理由がある際には、人事やさらに上の上司に相談しましょう。
2. 退職することを伝える
退職することをはっきりと伝えましょう。
「退職します」と言い切ってしまって構いません。
「退職したいのですが…」「会社を辞めたいです…」といった弱い言い方だと、退職したいのかどうか迷っていて、その相談をされているのかと勘違いされてしまう可能性があります。
また、引き留める余地があると思われることもありますから、弱気な発言は控えましょう。
きちんと言い切りの形で発言することを心がけてください。
退職の意思が固まっているのであれば、毅然とした態度で対応しましょう。
ここで理由を伝えることになりますが、理由をどんどん追及されたとしても臆することなく答えた方が良いです。
「本当のところはどうなの？」といった質問をされると、本音を言っても良いのかもしれないという気持ちになってしまうかもしれませんが、相手を不快にするような理由は話すべきではないでしょう。
あと数ヶ月は一緒に働かなければならないため、関係が悪化するような発言は控えましょう。
3. 退職の希望日を伝える
退職の希望日を伝える際には、譲歩する姿勢を見せることも必要です。
転職先の入社日が決まっていたとしても、退職予定の希望日を絶対にこの日にしてほしいと勝手に決めつけてはいけません。
少なくとも1ヶ月先、2ヶ月先になることは想定して事前に転職先にも相談しておきましょう。
もう少し遅れさせられないか、と打診されたら、素直に受け入れることも大事です。
どうしても転職先の入社日との折り合いが悪いようであれば、転職先にも相談する必要があります。
4. 引き継ぎはしっかり行うと伝える
あなたが退職するにあたって上司が心配することのひとつとして挙げられるのが、後任がどうなるかということです。
そこで、きちんと引き継ぎをすることを伝えておきましょう。
「しっかりと引き継ぎをしてから退職するので、安心してほしい」と伝えてください。
引き継ぎをせずに退職をしてしまうと、部署内で進行しているプロジェクトなど、関わっている業務に支障をきたしてしまいます。
そのようなことが決して起こらないという約束を交わしておきましょう。
退職願の正しい提出マナー
退職願はただ出せば良いというものではありません。退職願は出す必要のある企業とそうでない企業がありますので、企業の慣習やルールに合わせてください。
きちんと適したタイミングで出せるように、ここで正しい出し方を確認していきましょう。
1. 退職願を出すタイミング
退職願は、会社が退職を受け入れてから出しましょう。
上司が退職することを了承してから提出しなければ、退職願は効力を発揮しません。
退職願はあくまでも「願い届」でしかなく、会社に対して強制力を持つものではないのです。
そのため、退職願は話がまとまり、「退職願を持ってくるように」と言われる段階になってから持っていきましょう。
2. 退職願の書き方
退職願は手書きで書くようにしましょう。PDFやワードで書いた退職願は受理されない場合もあります。
内容は、個別な理由などを書くのではなく、基本的なフォーマットにそって書きます。
会社によってはフォーマットが定められていることもありますので、確認しておきましょう。
縦書きで、修正ペンなどでの修正はせず、間違えたら書き直して提出しましょう。
私事
この度、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたしたく、
ここにお願い申し上げます。
令和〇年〇月〇日
所属部署〇〇〇〇〇〇
〇〇 〇〇（氏名）印
株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇〇〇殿
3. 退職届を出す場合
会社が退職を受け入れてくれない場合は、退職届を出しましょう。
退職届は、退職願とは違い強制力を持っています。
そのため、会社側が退職を拒否していても無関係に退職を受け入れさせることができるのです。
もちろん法的にも効力を持つものですから、どうしても会社側が退職に納得してくれない場合は退職願ではなく退職届を提出しましょう。
同僚への伝え方
ここでは、どのように同僚に退職することを伝えれば良いのかについてご説明します。
非常にデリケートな話題ですから、同僚に伝える時には細心の注意を払わなくてはなりません。
1. 上司に伝える前に話してはいけない
退職することは、上司に伝える前に同僚に話してはいけません。
気の置けない同僚には、ついつい話してしまいそうになるかもしれませんが、上司に伝える前に同僚に話してしまうと厄介なことになりかねません。
同僚の間での噂話が上司の耳に入り、「自分にはなぜ何の話もしないのか」と思われてしまう可能性が非常に高いと言えます。
また、同僚の間でどんどん噂が一人歩きして、悪い方向に行ってしまう可能性もあります。
そうならないためにも、上司に話す前に同僚に話すことは控えましょう。
2. 上司からの承認が下りるまで話してはいけない
同僚に伝えるのは、正式に退職が決まって、上司から承認が下りてからにしましょう。
焦って伝えることはありません。むしろ早めに伝えてしまうと、退職までの間にやりづらい日々を過ごさなければならない可能性が高いです。
早く伝えてしまうと、上司に「もう言ってしまったのか」と思われ、心証が良くないので、避けるようにしましょう。
家族への伝え方
ここでは、退職することをどのように家族に伝えれば良いのかということについてご説明します。
プライベートに関わる重要なことですから、しっかり押さえておきましょう。
1. 転職活動を始める前に伝えておく
配偶者がいる人は、転職活動を始める前に伝えておきましょう。
家庭がある方は、年収やキャリアが直接的に家庭に響きます。転職は必ず給与が上がるものではありませんので、事前になぜ転職したいのか、転職する事でどんなメリットがあるのか説明しておくのが良いでしょう。
もちろん家族からの反発も想定できますが、ここで隠してしまうと、後々信頼関係にも関わる大きな問題になりかねません。
なるべく早く説明し理解を得ておきましょう。
2. 退職が決まったら改めて話す
退職が決まったら、また改めて退職が正式に決まったことを家族に話しましょう。
これから新しい場所、転職先で働くことになるけれど、サポートを頼みたいと心を込めて話してください。
待遇についても話しておくのが良いでしょう。
給与や休日などについては家族にも関係があります。
できれば退職が決まる前、転職先の検討段階で話しておくと良いでしょう。
3. 配偶者の親に反対されたら配偶者からも説得してもらう
配偶者がいる場合、配偶者の親に反対される可能性もあります。
配偶者の親としては、いきなり退職することで年収が下がることや、転職活動が上手くいかず生活が不安定になる可能性などを不安に思う気持ちがあるのです。
しかし、退職する意思を貫きたいのであれば、何としても説得しなければなりません。
そこで大切なのが、配偶者の協力を得ることです。
配偶者にも一緒に説得してもらうように頼めば、関係を悪くせず、納得してもらえる可能性が高まります。
4. 配偶者に反対されたら具体的なプランを示して説得する
配偶者に反対された場合は、できるだけ具体的なプランを提示して説得を試みましょう。
配偶者に反対されるというのは最も難しいケースだと言えます。
しかし、共に暮らすパートナーが転機を迎えようとしているのですから、不安に思う気持ちも理解できます。
相手のことを思ってのことですから、決して責めるべきことではありません。
とはいえ、転職に関して納得してもらわずに転職活動は進められません。
そこで最も有効であるのが、具体的なプランを示すことです。
半年以内に必ず転職先を見つける、年収はいくら以上を見込める企業に入社する、それができなければ潔く諦めて今の会社に残る、といったように条件を示してください。
もちろんこれは実現可能なもの、かつ配偶者が納得いくラインを超えたものである必要があります。
易しすぎてもいけませんし、難しすぎてもいけません。
現状に適したものを提示しましょう。
退職の理由としてふさわしいものと引き留めにあった時の対策
ここでは、退職の理由の一例と、それに対しての引き留めに合った際の対策をご紹介していきます。
引き留めに合った際の参考にしてみてください。
1. 結婚や子育てが理由の場合
結婚や子育てが理由で退職をする場合には、我が社は結婚をしても働きやすい環境にあるし、産休や育休もとりやすく、子育てをしながらでも働ける環境にあるから心配せずに働き続けると良い、などという風に引き留められる可能性が非常に高いです。
このように引き留められた場合は、自分には体力がないから自信がない、子育てをしながら重要なプロジェクトに携わる自信がない、といった断り方をしましょう。
自分には大きな責任を背負いながら家庭と仕事の両立をする自信がないという点を強く押し出すことがポイントです。
2. 介護が理由の場合
介護が理由で退職をする場合は、引き留めに遭いにくいです。
仮に引き留められても、自分が介護をしなければならないので、やむを得ませんと言い切ってしまえば問題ありません。
介護をしながら働いてほしいとまでは言わないはずですから、それ以上引き留められることはないでしょう。
3. 職場環境が理由の場合
職場環境が転職理由の場合は、今の会社を悪く言わないように気をつけましょう。
引き留められたからといって、ネガティブな発言をすることは相手に改善の余地を与えてしまうため、おすすめできません。
「この会社はステップアップのために在籍していた」というような事も、周りに伝えないようにしましょう。
やりたいことがあり、そのためには転職先に行く必要がある、ということを簡潔に伝えることが良いでしょう。
あまり多くのことを説明しようとすると、ぼろが出て余計なことを言ってしまう可能性があります。
4. 会社での事情を理由にしてはいけない
たとえ会社での人間関係などが理由で退職を決めたとしても、それは伝えない方が良いでしょう。
人間関係などを理由にしてしまうと、上司からの反感に繋がり、円満退職が遠ざかってしまいます。
それだけではなく、その話はどこから漏れるかわかりませんから、噂になる可能性もあり得ます。
そうなってしまうと、退職するまでの期間に働きにくくなるのは明白だと言えるでしょう。
退職する際に活用したい転職エージェント
ここでは、退職する際の転職活動で活用したいおすすめの転職エージェントをご紹介します。
転職活動をスムーズに進めることができれば、退職時期も早めることができるでしょう。
また転職エージェントは円満退職の相談もできます。予定を狂わせないためにも、転職活動にはしっかりと力を入れていきましょう。
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また、下の記事も参考にしてみてください。
＞＞転職エージェントおすすめランキング｜評判・口コミをもとに比較
退職の最適な伝え方とは｜まとめ
この記事では、どうすれば上手く退職の意を伝えられるかについてご説明してきました。
退職することを伝える時に意識するポイントは、タイミングです。
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